جلسه ۰۲ : آموزش کار با فرم ها و کوئری ها و گزارش ها در اکسس

• جزئیات
• نوع محتواآموزش تصویری

سلام به همه پی وی لرنی های عزیز!
به دوره آموزش اکسس Access خوش آمدید. در این دوره می خواهیم در کنار هم کار با مایکروسافت اکسس Microsoft Access را بیاموزیم. مایکروسافت اکسس نرم افزاری است برای مدیریت بانک های اطلاعاتی؛ به عبارتی از اکسس برای ایجاد و کار و مدیریت بانک های اطلاعاتی استفاده می شود. در جلسه قبل با جداول بانک های اطلاعاتی در اکسس آشنا شدیم و آموختیم که در اکسس همه داده ها در جداول آن ذخیره می شوند و هر جدول خود از چندین ردیف و ستون و رکورد ساخته شده است و هر رکورد نیز شامل اطلاعات منحصر به فردی از محصول، مشتری، افراد و غیره است که با یک شماره ID از سایر رکورد ها متمایز می شود. در این جلسه همان طور که در جلسه قبل قول داده بودم به آموزش کار با فرم ها و کوئری ها و گزارش ها در اکسس می پردازیم.

آموزش کار با فرم ها و کوئری ها و گزارش ها در اکسس

اگرچه جداول تمام داده های شما را ذخیره می کنند اما این فرم ها، کوئری ها و گزارش ها هستند که اجازه کار با داده ها را به شما می دهند و اکسس بدون آن ها فقط شامل مجموعه ای از لیست ها و داده های خام است که عملاً به کاری نمی آید. هر یک از این موارد با رکورد های ذخیره شده در جداول بانک اطلاعاتی شما در تعامل هستند. بیایید با هر یک از آن ها آشنا شویم.

فرم ها در اکسس

فرم ها Forms برای وارد کردن، اصلاح و مشاهده رکورد ها استفاده می شوند. بگذارید با یک مثال شروع کنم. احتمالاً مجبور شده اید در بسیاری از مواقع، مانند مراجعه به مطب پزشک، درخواست کار و یا ثبت نام در مدرسه، فرمی را پر کنید. دلیل استفاده از فرم ها روشن است. در حقیقت ما از فرم ها استفاده می کنیم زیرا آن ها راهی آسان برای راهنمایی افراد برای وارد کردن اطلاعات به صورت درست است.
وقتی اطلاعاتی را در یک فرم اکسس وارد می کنید، این داده ها یا اطلاعات دقیقاً به همان جایی می روند که فردی که بانک اطلاعاتی آن را طراحی کرده است و آن را برای ذخیره اطلاعات در نظر گرفته است که در این جا یعنی به یک یا چند جدول مرتبط.

فرم ها در اکسس ( آموزش کار با فرم ها و کوئری ها و گزارش ها در اکسس )

فرم ها ورود اطلاعات را آسان تر می کنند. کار با جداول گسترده می تواند گیج کننده باشد و هنگامی که جداول را به هم متصل و مرتبط کنید برای وارد کردن مجموعه ای از داده ها باید همزمان با بیش از یک جدول کار کنید. اینجاست که فرم ها به کمک تان می آیند زیرا با کمک آن ها می توانید داده ها را به صورت همزمان در چند جدول وارد کنید.
کسانی که بانک های اطلاعاتی را در اکسس طراحی می کنند حتی می توانند محدودیت هایی را در مورد اجزای فرم فردی ایجاد کنند تا اطمینان حاصل شود که تمام داده های مورد نیاز در قالب صحیح وارد شده اند.
روی هم رفته، فرم ها به ثابت نگه داشتن و سازماندهی داده ها کمک می کنند که برای یک بانک اطلاعاتی دقیق و قدرتمند ضروری است.

کوئری ها در اکسس

کوئری ها Queries همان طور که از نام شان پیداست روشی برای جستجوی و گردآوری داده ها از یک یا چند جدول هستند. اجرای یک کوئری مانند پرسیدن یک سوال دقیق از بانک اطلاعاتی شما است. هنگامی که یک کوئری در اکسس ایجاد می نمایید در حقیقت شرایط خاصی را برای جستجو می سازید تا دقیقاً داده های مورد نظر خود را پیدا کنید.

جستجو با کوئری ها خیلی قدرتمندتر از جستجو با کمک جدول ها است. با کمک کوئری ها می توانید نام مشتری تان را در بانک اطلاعاتی تان جستجو نمایید و یا شماره تماس مشتری ای را پیدا کنید که هفته پیش از شما خرید کرده است. اگر یک کوئری خوب طراحی شود می تواند اطلاعات خیلی دقیقی را پیدا کند که یک جستجوی معمولی هرگز قادر نیست با جستجو در داده های جدول آن را بیابد.

کوئری ها در اکسس ( آموزش کار با فرم ها و کوئری ها و گزارش ها در اکسس )

گزارش ها در اکسس

گزارش ها Reports امکان ارائه داده ها را به صورت چاپی به شما می دهند. اگر تا حالا فاکتور چاپی خرید کالایی را دیده باشید باید بگویم این فاکتور در حقیقت یک گزارش اکسس است که چاپ شده است. گزارش ها به این دلیل مفید هستند که  به شما امکان می دهند تا اجزای بانک اطلاعاتی خود را در قالبی در آورید که خواندن شان آسان است. حتی می توان ظاهر یک گزارش را شخصی سازی کنید تا از نظر بصری ظاهر خوبی داشته باشد! اکسس به شما امکان ایجاد گزارش از هر جدول و یا کوئری ای را می دهد.

گزارش ها در اکسس ( آموزش کار با فرم ها و کوئری ها و گزارش ها در اکسس )

کلام آخر

در این جلسه مفصلاً با فرم ها، کوئری ها و گزارش ها در اکسس آشنا شدیم. فرم ها راهی برای وارد کردن اطلاعات به صورت صحیح هستند؛ کوئری ها ساز و کار پیشرفته ای برای جستجو در اکسس هستند و گزارش ها نیز به شما کمک می کنند که کوئری ها و جداول را به صورت خوانا درآورید.
در جلسه آینده می آموزیم که چگونه همه این موارد را در کنار هم به کار ببریم.
با پی وی لرن همراه باشید.