جلسه ۱۶ : آموزش طراحی یک کوئری ساده در اکسس

• جزئیات
• نوع محتواآموزش تصویری

سلام به همه پی وی لرنی های عزیز!
به دوره آموزش اکسس Access خوش آمدید. در این دوره می خواهیم در کنار هم کار با مایکروسافت اکسس Microsoft Access را بیاموزیم. مایکروسافت اکسس نرم افزاری است برای مدیریت بانک های اطلاعاتی؛ به عبارتی از اکسس برای ایجاد و کار و مدیریت بانک های اطلاعاتی استفاده می شود.
قدرت واقعی یک بانک اطلاعاتی رابطه ای در توانایی آن برای بازیابی سریع و تجزیه و تحلیل داده های شما با اجرای یک کوئری است. کوئری به شما امکان می دهد تا بر اساس مجموعه ای از شرایط جستجوی مورد نظر خود، اطلاعات را از یک یا چند جدول دریافت کنید. در این جلسه آموزش طراحی یک کوئری ساده در اکسس را ارائه می کنیم.

آموزش طراحی یک کوئری ساده در اکسس

همان طور که در سایر جلسات نیز اشاره شد در طول این دوره از یک بانک اطلاعاتی نمونه که از پیش ساخته شده است استفاده می نماییم.

کوئری در اکسس چیست؟

کوئری Queries ها در اکسس روشی برای جستجوی و گردآوری داده ها از یک یا چند جدول است. به طور ساده یک کوئری را می توان یک سوال خیلی دقیق از بانک اطلاعاتی در نظر گرفت. هنگامی که یک کوئری در اکسس ایجاد می کنید در حقیقت برای جستجوی خود شرایط خاصی را تعیین می کنید تا دقیقاً داده های مورد نظر خود را پیدا کنید.

چگونه از کوئری ها در اکسس استفاده می شود؟

کوئری ها خیلی قدرتمند تر از جستجوی ساده و یا جستجو به کمک فیلتر های اکسس برای یافتن داده ها در اکسس است. زیرا کوئری ها می توانند از چندین و چند جدول دریافت کنند. برای مثال برای یافتن نام یک مشتری می توانید از جستجوی جدول مشتری استفاده کنید و یا یک فیلتر را در جدول سفارشات به کار ببرید تا برای مثال سفارشات قرار داده شده در هفته گذشته و مشتریان آن را هم زمان مشاهده نمایید. اما هیچ کدام از آن ها به اندازه یک کوئری هر چند ساده نمی تواند کمک تان کند.
شما می توانید با کمک یک کوئری علاوه بر نام مشتری مورد نظر، شماره تلفن او را هم بیابید.
یک کوئری ای که به خوبی طراحی شده باشد می تواند بیشتر از بررسی داده های جدول اطلاعات لازم را در اختیارتان قرار دهد.

هنگامی یک کوئری را اجرا می نمایید نتایج در یک جدول به شما ارائه می شود اما وقتی شما یک طرح را ایجاد می کنید، از یک نمای متفاوت استفاده می کنید. به این فرآیند به طور کلی طراحی کوئری Query Design گفته می شود که به شما امکان می دهد کوئری را طوری که می خواهید تنظیم نمایید.

آموزش طراحی یک کوئری ساده در اکسس

کوئری های One-table

یک کوئری را در جدول مشتریان فروشگاه خود اجرا می نماییم. فرض کنیم که فروشگاه شما رویداد خاصی را در پیش رو دارد و قصد دارید که مشتریانی که در نزدیکی تان زندگی می کنند را به این رویداد دعوت کنید. در این حالت باید لیستی از مشتریانی که حوالی شما زندگی می کنند را تهیه کنید.
برای مثال قرار است مشتریانی که در شهر Raleigh زندگی می کنند را بیابیم. بنابرین ما در فیلد City یا شهر Raleigh را جستجو می نماییم. بعضی از مشتریانی که در حومه شهرها زندگی می کنند تقریباً نزدیک فروشگاه ما هستند و می خواهیم که آن ها را هم دعوت نماییم بنابرین کد پستی آنها ، ۲۷۵۱۳ را به عنوان معیارهای دیگر اضافه خواهیم کرد.

اگر فکر می کنید این کار شباهت زیادی با فیلتر های اکسس دارد باید بگویم درست فکر می کنید زیرا حقیقتاً یک کوئری یک فیلتر پیشرفته است که روی یک جدول اعمال می شود.

روش ساخت یک کوئری ساده در اکسس

برای ساخت یک کوئری ساده در اکسس به صورت زیر عمل نمایید.

برگه ایجاد را در نوار انتخاب کنید و گروه Queries را پیدا کنید.

روی فرمان Query Design کلیک کنید.

انتخاب فرمان Query Design – آموزش طراحی یک کوئری ساده در اکسس

اکسس  به نمای Query Design تغییر خواهد کرد. در کادر گفتگوی Show Table که ظاهر می شود، جدولی را که می خواهید برای کوئری را بر آن اعمال نمایید انتخاب کنید. برای مثال ما می خواهیم یک کوئری را بر جدول مشتریان اعمال کنیم. ینابرین جدول Customers را انتخاب می کنیم.

انتخاب جدول مورد نظر – آموزش طراحی یک کوئری ساده در اکسس

ابتدا روی Add کلیک کنید و بعد Close را انتخاب نمایید.

جدول انتخاب شده به عنوان یک پنجره کوچک در کادر Object Relationship باز می شود. در پنجره جدول  بر روی نامهای فیلدی که می خواهید در کوئری خود بگنجانید دابل کلیک کنید.
آنها در قسمت پایین صفحه به شبکه طراحی اضافه می شوند. در مثال ما می خواهیم دعوت نامه هایی را برای مشتریانی ارسال کنیم که در اطراف ما زندگی می کنند؛ بنابرین فیلد های نام نام ، نام خانوادگی ، آدرس، شهر و کد پستی را وارد می نماییم.

تعیین فیلد های مورد نظر برای کوئری ۱ – آموزش طراحی یک کوئری ساده در اکسس

معیارهای جستجو را با کلیک روی سلول در Criteria تنظیم کنید: ردیف هر فیلد که می خواهید فیلتر کنید. تایپ معیارها در بیش از یک زمینه در Criteria : ردیف باعث می شود اگر می خواهید چندین معیار تعیین کنید درخواست شما باید فقط نتایج حاصل از همه معیارها باشد اما برای رعایت همه آنها نیازی به رکورد های نشان داده شده در نتایج ندارید ، اولین معیارها را در Criteria ها بنویسید: ردیف و معیارهای اضافی در or: سطر و ردیف های زیر آن. از آنجا که می خواهیم مشتریانی را پیدا کنیم که یا در Raleigh زندگی می کنند و یا در کد پستی ۲۷۵۱۳ وجود دارند ، “Raleigh ” را در قسمت City و “۲۷۵۱۳” را در قسمت or: ردیف قسمت Zip Code تایپ می کنیم.

تعیین فیلد های مورد نظر برای کوئری ۲ – آموزش طراحی یک کوئری ساده در اکسس

پس از تعیین معیارهای خود ، با کلیک بر روی دستور Run در زبانه Design ، کوئری را اجرا کنید.

اجرای کوئری – آموزش طراحی یک کوئری ساده در اکسس

نتایج کوئری در نمای کوئری نمایش داده می شود که شبیه به یک جدول است. می توانید با کلیک روی دستور Save در نوار ابزار Quick Access ، درخواست خود را ذخیره کنید. هنگامی که از شکا خواسته شد برای کوئری یک نام بنویسید  یک نام برای آن تایپ نمایید و سپس بر روی OK کلیک کنید.

تعیین یک نام برای کوئری جدید – آموزش طراحی یک کوئری ساده در اکسس

کلام آخر

در این مقاله به آموزش طراحی یک کوئری ساده در اکسس پرداختیم. هم اکنون می دانید که چگونه برای یک جدول یک کوئری ساده بسازیم. فرآیند انجام این کار ساده است. کافی است که دستور العمل بالا را دنبال کنید تا بتوانید یک کوئری برای بانک اطلاعاتی خود در اکسس بسازید.
کوئری ها شباهت هایی با جستجو های ساده در جداول اکسس دارند اما بیشترین شباهت آن ها با فیلتر های اکسس است. در حقیقت هم همین است و کوئری ها در عمل همان فیلتر های اکسس هستند اما فیلتر هایی که خیلی پیشرفته تر از فیلتر های معمولی اند و می توانند اطلاعات مورد نیازتان را به صورت دقیق و سازمان یافته و مبتنی بر مشخصاتی که شما تعیین می کنید.
در جلسات آینده کار با کوئری ها را ادامه داده و می آموزیم که چگونه کوئری های بسازیم که بتوانند نه در یک جدول که چند جدول اکسس کار کنند.
با پی وی لرن همراه باشید.