جلسه ۲۱ : آموزش ساخت گزارش ها در اکسس

• جزئیات
• نوع محتواآموزش تصویری

سلام به همه پی وی لرنی های عزیز!
به دوره آموزش اکسس Access خوش آمدید. در این دوره می خواهیم در کنار هم کار با مایکروسافت اکسس Microsoft Access را بیاموزیم. مایکروسافت اکسس نرم افزاری است برای مدیریت بانک های اطلاعاتی؛ به عبارتی از اکسس برای ایجاد و کار و مدیریت بانک های اطلاعاتی استفاده می شود.
اگر زمانی بخواهید اطلاعات بانک اطلاعاتی خود را در اکسس با شخص دیگری به اشتراک بگذارید اما دوست ندارید که وی به بانک اطلاعاتی شما دسترسی مستقیم داشته باشید؛ در آن صورت گزارش ها یا Reports های اکسس می توانند به شما کمک کنند. در این جلسه قرار است به سراغ آموزش ساخت گزارش ها در اکسس برویم. گزارش های اکسس به شما امکان می دهد داده های خود را در قالب های مناسب در آورید به گونه ای ظاهر بصری خوبی داشته باشند و خواندن آن ها راحت باشد. اکسس ایجاد و سفارشی سازی گزارش ها را با استفاده از داده های هر کوئری یا جدول در بانک اطلاعاتی، بسیار ساده کرده است.

آموزش ساخت گزارش ها در اکسس

در طول این آموزش ما از یک بانک اطلاعاتی نمونه که از پیش ساخته شده است استفاده می نماییم.

روش ایجاد یک گزارش در اکسس

همان طور که پیشتر هم به آن اشاره شد؛ گزارش های اکسس به شما کمک می کند تا مولفه های بانک اطلاعاتی خود را برای خواندن و چاپ آماده کنید. اکسس اجازه می دهد که هم از جداول و هم کوئری ها گزارش بسازید.
روش ایجاد یک گزارش در اکسس به صورت زیر عمل نمایید.

جدول یا کوئری ای را که می خواهید در گزارش خود استفاده کنید باز کنید. ما می خواهیم لیستی از کوکی هایی که فروخته ایم را چاپ کنیم، بنابراین کوئری Cookies Sold را باز می نماییم.

روش ایجاد یک گزارش در اکسس ۱ – آموزش ساخت گزارش ها در اکسس

حالا Create tab را در نوار Ribbon انتخاب کنید. گروه Reports را پیدا کنید ، سپس بر روی دستور Report کلیک کنید.

روش ایجاد یک گزارش در اکسس ۲ – آموزش ساخت گزارش ها در اکسس

اکسس یک گزارش جدید را بر اساس موضوع شما ایجاد می کند.

این احتمال وجود دارد که برخی از داده های شما در طرف دیگر page break قرار داشته باشد. برای رفع این مشکل، زمینه های خود را تغییر اندازه دهید. کافی است یک فیلد را انتخاب کنید و سپس بر روی لبه آن کلیک کرده و بکشید تا مقدار اندازه مورد نظر انتخاب شود. این کار را با فیلدهای اضافی تکرار کنید تا همه فیلد های شما متناسب شوند.

روش ایجاد یک گزارش در اکسس ۳ – آموزش ساخت گزارش ها در اکسس

برای ذخیره گزارش خود ، روی گزینه Save در نوار ابزار Quick Access کلیک کنید. سپس از شما خواسته می شود که یک نام برای گزارش خود تهیه کنید، یک نام دلخواه برای گزارش خود بنویسید و سپس بر روی OK کلیک کنید.

روش ایجاد یک گزارش در اکسس ۴ – آموزش ساخت گزارش ها در اکسس

درست مانند جداول و کوئری ها، گزارش ها را نیز می توان مرتب سازی و فیلتر کرد؛ کافی است بر روی فیلد موردنظر برای مرتب سازی یا فیلتر کلیک راست کرده و از منوی آن گزینه مورد نظر خود را انتخاب کنید.

حذف فیلد ها در اکسس

گاهی ممکن است متوجه شوید که گزارش های شما شامل فیلد هایی است که واقعاً نیازی به مشاهده آنها نیست. به عنوان مثال ، گزارش ما حاوی قسمت کد پستی است که در لیستی از سفارشات لازم نیست. می توانید این گونه فیلد ها را در گزارش ها حذف کنید بدون اینکه به جدول یا کوئری که داده های خود را از آن برداشت کرده اید، تغییری ایجاد شود.

حذف یک فیلد در یک گزارش

برای حذف یک فیلد در یک گزارش به صورت زیر عمل نمایید.

روی سلول مورد نظر در فیلد مورد نظر برای حذف کلیک کنید، سپس کلید Delete را روی صفحه کلید خود فشار دهید.

حذف فیلد ها در اکسس ۱ – آموزش ساخت گزارش ها در اکسس

همان طور که می بینید فیلد مورد نظر حذف شد، حالا لازم است که هدر آن را نیز حذف نمایید؛ برای حذف هدر، هدر را انتخاب کرده و کلید Delete را فشار دهید.

حذف فیلد ها در اکسس ۲ – آموزش ساخت گزارش ها در اکسس

کلام آخر

در این جلسه به آموزش ساخت گزارش ها در اکسس پرداختیم و علاوه بر آن با نحوه حذف فیلد ها در اکسس نیز آشنا شدیم. در جلسه آینده شما را با نحوه چاپ و ذخیره گزارش ها در اکسس آشنا می نماییم.
با پی وی لرن همراه باشید.