جلسه ۲۷ : تغییر نوع داده و محدودیت های کارکتر در اکسس

• جزئیات
• نوع محتواآموزش تصویری

سلام به همه پی وی لرنی های عزیز!
به دوره آموزش اکسس Access خوش آمدید. در این دوره می خواهیم در کنار هم کار با مایکروسافت اکسس Microsoft Access را بیاموزیم. مایکروسافت اکسس نرم افزاری است برای مدیریت بانک های اطلاعاتی؛ به عبارتی از اکسس برای ایجاد و کار و مدیریت بانک های اطلاعاتی استفاده می شود.
در جلسه قبل آموختیم که چگونه می توان فیلدی را مجدداً افزود و یا چگونه آن را مجدداً تنظیم کرد. در حقیقت هنگام این کار یعنی افزودن مجدد فیلد در اکسس و تنظیم مجدد آن، کاری که می کنید این است که برای آن فیلد ها قوانینی را تنظیم می نمایید. بانک های اطلاعاتی اکسس اغلب شامل قوانینی هستند زیرا به اطمینان از ورود صحیح داده ها به کاربران کمک می کنند. در این جلسه قرار است به تغییر نوع داده و محدودیت های کارکتر در اکسس بپردازیم زیرا این دو شامل قوانینی می شود که در نتیجه افزودن مجدد فیلد ها و تنطیم مجدد آن ها، در اکسس رخ می دهد. در جلسه آینده نیز قوانین اعتبارسنجی را که سومین قانون از این قوانین است را معرفی کرده و آن را بررسی می نماییم.

تغییر نوع داده و محدودیت های کارکتر در اکسس

چرا این سه قانون در اکسس مهم هستند؟ بگذارید این طور بگویم که رایانه ها به اندازه انسان درمورد موارد خاص باهوش نیستند. ممکن است که شما تشخیص دهید که دو یا دو یا NC و نیز شهر مشهد در یک مورد خاص یکی محسوب می شوند اما اکسس این گونه نیست و نمی تواند برای مثال این موارد را با هم جمع کند و در چنین شرایطی است که اطمینان از وارد کردن داده های خود در یک قالب استاندارد به سازماندهی و شمارش و درک آنها کمک می کند.
سه قانون اصلی اکسس از این جهت اهمیت دارند که می توانند تعیین کنند که گزینه های شما برای کار با داده های تان چیست. برای مثال قادر خواهید بود که عملیات های ریاضی را با داده های وارد شده در قسمت های شماره یا ارز انجام دهید و فقط متن وارد شده در فیلدهای متنی را قالب بندی کنید.
همان طور که اشاره شد در این خصوص سه قانون اصلی وجود دارند که می توان آن ها را برای یک فیلد تعیین کرد:

• نوع داده
•  حد کاراکتر ها
• قوانین اعتبارسنجی

که در این جلسه به سراغ تغییر نوع داده و محدودیت های کارکتر در اکسس می رویم.

تغییر نوع داده برای فیلد های موجود در اکسس

برای تغییر نوع داده برای فیلد های موجود به صورت زیر عمل نمایید.

فیلد مورد نظر را با نوع داده انتخاب کنید

برگه Fields را انتخاب کنید، سپس گروه Formatting را پیدا کنید. بر روی فلش کشویی Data Type کلیک کنید.

تغییر نوع داده برای فیلد های موجود ۱ – تغییر نوع داده و محدودیت های کارکتر در اکسس

حالا باید نوع داده مورد نظر را انتخاب کنید.

تغییر نوع داده برای فیلد های موجود ۲ – تغییر نوع داده و محدودیت های کارکتر در اکسس

خواهید دید که نوع داده های زمینه تغییر می یابد. بسته به نوع داده ای که انتخاب کردید ممکن است متوجه تغییراتی در اطلاعات خود شوید. برای مثال نوع داده های قسمت Email را روی Hyperlink قرار داده ایم، اکنون تمام آدرس های ایمیل موجود در این زمینه لینک های قابل کلیک هستند.

تغییر نوع داده برای فیلد های موجود ۳ – تغییر نوع داده و محدودیت های کارکتر در اکسس

نکته

نباید نوع داده های فیلد را تغییر دهید مگر اینکه مطمئن باشید داده های فیلد شما برای نوع داده جدید صحیح نیست. برای مثال، تغییر فیلد فقط متن به نوع Number ، همه داده های فیلد شما را حذف می کند. این روند اغلب غیر قابل برگشت است.

محدودیت های کارکتر در اکسس

تعیین محدودیت کاراکتر برای یک فیلد، این قانون را تعیین می کند که تعداد کارکتر ها شامل حروف، اعداد، نقطه گذاری و حتی فاصله ها را می توان در آن فیلد وارد کرد. این قانون می تواند به جمع بندی داده ها در رکورد های شما کمک کند و حتی کاربران را وادار کند که داده ها را به روشی خاص وارد کنند.

مثال

در مثال زیر، کاربر در حال وارد کردن رکورد هایی است که شامل آدرس ها هستند. اگر حد کاراکتر را در قسمت State روی ۲ قرار دهید کاربران فقط می توانند دو کارکتر اطلاعات را وارد کنند. این بدان معنی است که آنها باید به جای نام کامل از مخفف نام ها استفاده نمایند. توجه داشته باشید که فقط می توانید محدوده کارترهایی را برای فیلد هایی که به عنوان متن تعریف شده اند تعیین کنید.

برای محدودیت های کارکتر در اکسس به صورت زیر عمل نمایید.

قسمت مورد نظر را انتخاب کنید.

روی برگه Fields کلیک کنید ، سپس گروه Properties را پیدا کنید.

در کادر Field Size، حداکثر تعداد کاراکترهایی را که می خواهید در زمینه خود داشته باشید تایپ کنید.

محدودیت های کارکتر در اکسس – تغییر نوع داده و محدودیت های کارکتر در اکسس

حالا جدول خود را ذخیره کنید. حد کارکتر برای قسمت تنظیم خواهد شد.

کلام آخر

در این جلسه به تغییر نوع داده و محدودیت های کارکتر در اکسس پرداختیم. در جلسه آینده همان طور که اشاره شد به سومین قانون یعنی اعتبارسنجی خواهیم پرداخت.
با پی وی لرن همراه باشید.