جلسه ۱۱ : آشنایی با فرم ها در اکسس

• جزئیات
• نوع محتواآموزش تصویری

سلام به همه پی وی لرنی های عزیز!
به دوره آموزش اکسس Access خوش آمدید. در این دوره می خواهیم در کنار هم کار با مایکروسافت اکسس Microsoft Access را بیاموزیم. مایکروسافت اکسس نرم افزاری است برای مدیریت بانک های اطلاعاتی؛ به عبارتی از اکسس برای ایجاد و کار و مدیریت بانک های اطلاعاتی استفاده می شود.
همیشه می توان داده ها را مستقیماً در جداول بانک اطلاعاتی وارد کرد اما استفاده از فرم ها کار ما در این امر خیلی آسان می کند. فرم ها اطمینان می دهند که داده های مناسب را در مکان و قالب مناسب وارد می کنید.
در  این جلسه از مجموعه جلسات آموزش اکسس به آشنایی با فرم ها در اکسس پرداخته و در جلسه بعدی مفصلاً کار با فرم ها در اکسس را خواهیم آموخت.

آشنایی با فرم ها در اکسس

در این آموزش سعی می کنیم مزایای استفاده از فرم ها در یک بانک اطلاعاتی را معرفی کرده و نمونه هایی از فرم های مختلف از فرم ها و اجزای آن را آن را مرور کنیم. در این جلسه و جلسه آینده نحوه استفاده از فرم ها را برای ورود رکورد های جدید و مشاهده و ویرایش موارد موجود در آن را یاد خواهیم گرفت.

همان طور که در جلسات گذشته نیز مطرح شد ما از یک بانک اطلاعاتی که از پیش ساخته شده است استفاده خواهیم کرد.

چرا از فرم ها در اکسس استفاده می کنیم؟

خیلی از ما فرم های مختلف آنلاین و غیر آنلاین زیادب را پر کرده ایم و اگر به دلیل پر کردن این فرم ها فکر کنید احتمالاً به دلیل وجود فرم ها در اکسس نیز پی می برید.

آشنایی با فرم ها در اکسس

فرم های موجود در اکسس نیز مانند خیلی از فرم های دیگر یک هدف را دنبال می کنند و آن نیز ارائه اطلاعات صحیح و درست است. فرم ها در حقیقت کانالی برای دریافت اطلاعات به صورت دقیق و درست هستند. در اکسس هم قضیه خیلی پیچیده نیست و وقتی اطلاعاتی را به صورت فرم در اکسس وارد می کنیم این اطلاعات را در جایی قرار می دهیم که باید قرار بگیرند و این جا یا مکان همان جدول ها یا Table های اکسس هستند. به عنوان مثال، جدول سفارشات در بانک اطلاعاتی یک فروشگاه ممکن است به اطلاعات مربوط به مشتریان، محصولات و قیمت های جداول مرتبط متصل شوند.

ترتیب آیتم ها در یک جدول – آشنایی با فرم ها در اکسس

رکورد های موجود در این جدول شامل شماره شناسه رکوردهای سایر جداول است این شناسه ها اطلاعات زیادی راجع به داده های مربوط به آنها به شما نمی گویند. بعلاوه، برای مشاهده یک سفارش باید به دو جدول نگاه کنید، حتی می توانید داده های مناسب را پیدا کنید. به راحتی می توان دید که چگونه مشاهده یا وارد کردن چندین رکورد از این طریق می تواند به یک کار دشوار و خسته کننده ای تبدیل شود.

ممکن است فرم موجود با یک داده به صورت زیر باشد:

فرم وجود با یک داده – آشنایی با فرم ها در اکسس

همان طور که می بینید درک این رکورد آسان تر است و البته تغییر رکورد هم ساده تر خواهد بود زیرا برای وارد کردن داده های جدید نیازی به دانستن شماره شناسه ندارید. هنگام استفاده از یک فرم ، دیگر لازم نیست نگران وارد کردن داده ها به جداول مناسب یا در قالب مناسب باشید زیرا فرم می تواند خود این موارد را کنترل کند. نیازی به رفت و برگشت بین جداول نیست زیرا فرم ها تمام اطلاعات مورد نیاز خود را در یک مکان جمع می کنند.

کلام آخر

فرم ها نه تنها باعث می شوند که فرآیند ورود داده ها برای کاربر آسان تر شود بلکه به صورت عمیق تر سبب می شود که خود بانک اطلاعاتی بتواند به کارش ادامه دهد. با استفاده از فرم ها، طراحان بانک اطلاعاتی به صورت دقیقی نحوه تعامل کاربران با بانک اطلاعاتی را کنترل کنند و حتی محدودیت هایی را بر اجزای فرم های فردی اعمال نمایند تا اطمینان حاصل شود که تمام داده های لازم وارد شده است و اینکه همه آنها با یک فرمت معتبر وارد شده اند. این امر به این خاطر که داشتن داده های سازگار و سازمان یافته برای یک بانک اطلاعاتی دقیق و قدرتمند ضروری است؛ اهمیت دارد.
در جلسه آینده کار با فرم ها را مفصلاً خواهیم آموخت.
با پی وی لرن همراه باشید.