جلسه ۳۶ : آموزش پیدا کردن کوئری های تکراری در اکسس

• جزئیات
• نوع محتواآموزش تصویری

سلام به همه پی وی لرنی های عزیز!
به دوره آموزش اکسس Access خوش آمدید. در این دوره می خواهیم در کنار هم کار با مایکروسافت اکسس Microsoft Access را بیاموزیم. مایکروسافت اکسس نرم افزاری است برای مدیریت بانک های اطلاعاتی؛ به عبارتی از اکسس برای ایجاد و کار و مدیریت بانک های اطلاعاتی استفاده می شود.
در جلسه قبل ایجاد یک بانک اطلاعاتی در اکسس را مورد بررسی قرار دادیم و به دو منبع را برای یادگیری آن معرفی نمودیم. در ادامه به آموزش پیدا کردن کوئری های تکراری در اکسس می پردازیم.

آموزش پیدا کردن کوئری های تکراری در اکسس

یک find duplicates query به شما اجازه می دهد که رکورد های تکراری را در یک جدول یا جداول جستجو و شناسایی کنید. یک رکورد تکراری رکوردی است که به همان کار یا شخص به عنوان رکورد دیگر اشاره دارد.
توجه کنید که همه رکورد های حاوی اطلاعات مشابه نسخه تکراری نیستند. به عنوان مثال، رکورد دو سفارش که در تاریخ های مختلف قرار داده شده اند اما دارای موارد یکسان هستند، رکورد تکراری محسوب نمی شوند. به همین ترتیب همه رکورد های تکراری حاوی اطلاعات کاملاً یکسان نیستند. به عنوان مثال دو رکورد مشتری می توانند ارجاع یکسانی داشته و به یک شخص اشاره کنند اما آدرس های مختلفی را در بر بگیرند. آدرس خارج از تاریخ می تواند رکورد تکراری باشد.
اما چرا رهایی از رکورد های تکراری مهم است؟ مثال بالا را در نظر بگیرید؛ اگر ما چندین رکورد مختلف برای یک مشتری داشته باشیم، آنگاه مشاهده تاریخچه سفارش برای او دشوار خواهد بود زیرا اطلاعات در چندین رکورد بدون لینک پخش می شوند. حتی اگر اطلاعات مربوط به سفارش را به درستی انتخاب کنیم، ممکن است سفارشات مشتری را به آدرس غلطی تحویل دهیم و این نتیجه وجود رکورد های تکراری است که اطمینان به سودمندی و کارآمدی بانک اطلاعاتی اکسس را ضعیف می کند.

تا این جا به مشکل موجود پی برده اید اما این مشکل چیزی نیست که اکسس را درمانده کند. خوشبختانه اکسس جستجو و یافتن رکورد های تکراری بالقوه را آسان می کند. البته توجه داشته باشید که قرار نیست اکسس رکورد ها را حذف کند یا این که به شما کمک کند که بفهمید کدام یک از رکوردها درست و کدام یک غلط است. در واقع این کارها کارهایی است که باید خودتان انجامش دهید. اگر با داده های بانک اطلاعاتی خود آشنا هستید در این صورت خلاص شدن از شر رکورد های تکراری، می تواند بهترین راه باشد.

یافتن کوئری های تکراری

برای یافتن یک کوئری تکراری به صورت زیر عمل نمایید.

زبانه Create را در Ribbon انتخاب کرده و گروه Queries را پیدا کنید، سپس روی فرمان Query Wizard کلیک کنید.

یافتن کوئری های تکراری ۱ – آموزش پیدا کردن کوئری های تکراری در اکسس

حال کادر New Query باز می شود. از این کادر گزینه Find Duplicates Query Wizard را از لیست گزینه ها انتخاب نمایید و سپس OK را کلیک نمایید.

یافتن کوئری های تکراری ۲ – آموزش پیدا کردن کوئری های تکراری در اکسس

در این مرحله باید جدول مورد نظر را برای جستجوی کوئری های تکراری انتخاب کنید و سپس بر روی Next کلیک کنید. ما می خواهیم رکورد های تکراری مشتری را جستجو نماییم بنابراین جدول Customers را انتخاب می کنیم.

یافتن کوئری های تکراری ۳ – آموزش پیدا کردن کوئری های تکراری در اکسس

با انتخاب آنها و کلیک بر روی دکمه پیکان سمت راست، فیلد هایی را که می خواهید برای جستجوی اطلاعات تکراری جستجو کنید، انتخاب نمایید.  فقط فیلدهایی را انتخاب کنید که در سوابق غیر اصولی نباید یکسان باشند. مثلاً از آن جا که ما به دنیال جستجوی مشتری های تکراری هستیم، فقط فیلد های نام و نام خانوادگی را انتخاب خواهیم کرد زیرا بعید است چندین نفر با نام و نام خانوادگی کاملاً کمشابه سفارشاتی را در فروشگاه فرضی ما ثبت نمایند.
وقتی فیلدهای دلخواه را اضافه کردید ، روی Next کلیک کنید.

یافتن کوئری های تکراری ۴ – آموزش پیدا کردن کوئری های تکراری در اکسس

فیلدهای اضافی را برای مشاهده نتایج جستجو انتخاب کنید. حالا فیلد هایی را انتخاب کنید که به شما کمک می کند بین رکورد های تکراری تمایز قایل شوید و آن هایی را که می خواهید نگه دارید؛ انتخاب نمایید. در مثال ما ، کلیه فیلد های مربوط به آدرسهای مشتری، به علاوه فیلد های شماره تلفن را اضافه خواهیم کرد زیرا رکورد هایی با نام مشتری یکسان ممکن است حاوی اطلاعات غیرمجاز در این فیلد باشد.
پس از این موارد روی Next کلیک کنید.

یافتن کوئری های تکراری ۵ – آموزش پیدا کردن کوئری های تکراری در اکسس

اکسس یک نام برای کوئری شما پیشنهاد می کند، اما در صورت تمایل می توانید نام دیگری را وارد کنید. هنگامی که از نام آن رضایت بودید، برای اجرای آن ، روی Finish کلیک کنید.

یافتن کوئری های تکراری ۶ – آموزش پیدا کردن کوئری های تکراری در اکسس

اگر اکسس رکورد های تکراری ای را در کوئری شما پیدا کند؛ در آن صورت آن ها را در نتایج کوئری نمایش خواهد داد. بنابرین رکورد ها را مرور کنید و هر گونه رکورد قدیمی یا نادرست را در صورت لزوم حذف نمایید.

یافتن کوئری های تکراری ۷ – آموزش پیدا کردن کوئری های تکراری در اکسس

کلام آخر

کوئری ها تکراری و مسائل مربوط به ان از جمله مشکلات رایج در اکسس و بانک اطلاعاتی آن است. در این جلسه سعی کردیم با آموزش نحوه کوئری های تکراری در اکسس،  این مشکل را تا حدی رفع نماییم.
در جلسه آینده ایجاد یک بپارامتر کوئری در اکسس را مورد بحث و بررسی قرار خواهیم داد.
با پی وی لر همراه باشید.