جلسه ۱۷ : آموزش طرح ریزی یک کوئری در اکسس

• جزئیات
• نوع محتواآموزش تصویری

سلام به همه پی وی لرنی های عزیز!
به دوره آموزش اکسس Access خوش آمدید. در این دوره می خواهیم در کنار هم کار با مایکروسافت اکسس Microsoft Access را بیاموزیم. مایکروسافت اکسس نرم افزاری است برای مدیریت بانک های اطلاعاتی؛ به عبارتی از اکسس برای ایجاد و کار و مدیریت بانک های اطلاعاتی استفاده می شود.
در درس قبل آموختیم که چگونه یک کوئری ساده برای یک جدول ایجاد نماییم. بیشتر کوئری هایی که در اکسس طراحی شده اند از چندین جدول استفاده می کنند و به شما امکان می دهند که جستجو های پیچیده تری در جداول انجام دهید.
در این جلسه به سراغ آموزش طرح ریزی یک کوئری در اکسس می رویم؛ در جلسه آینده می آموزیم که چگونه کوئری های ساخته شده مان را به جداول متصل کنیم و پس از آن نیز در جلسه نوزدهم از این دوره نحوه ساخت کوئری های چند جدولی در اکسس را می آموزیم.

آموزش طرح ریزی یک کوئری در اکسس

در طول این آموزش ما از یک بانک اطلاعاتی نمونه که از پیش ساخته شده است استفاده می کنیم.
اگر درکی از این که چرا می خواهید از آن ها در اکسس استفاده کنید نداشته باشید؛ ساخت کوئری و درک آن برای شما دشوار خواهد بود. در این میان طرح ریزی یک کوئری می تواند خیلی کمک تان کند.

برای طرح ریزی یک کوئری دقیقاً باید مشخص کنید که چه چیزی را می خواهید بدانید؛ باید بدانید که چه اطلاعاتی را می خواهید از بانک اطلاعاتی تان به دست آورید. بنابرین باید هر نوع اطلاعاتی را که می خواهید در نتایج جستجوی خود بگنجانید را شناسایی نمایید. بایستی تعیین کنید که کدام فیلد ها شامل این اطلاعات هستند.
لذا باید فیلد هایی که می خواهید در سؤال خود وارد کنید پیدا کنید. مشخص کنید که این فیلد ها در کدام جدول ها قرار دارند.
معیارهای اطلاعاتی را که برای هر فیلد لازم است رعایت شود تعیین کنید. برای جستجوی اطلاعات خاص به کدام قسمت ها نیاز دارید؟ دنبال چه اطلاعاتی هستید؟ چگونه آن را جستجو می کنید؟
این روند ممکن است در ابتدا مبهم و انتزاعی به نظربیاید اما وقتی به طرح ریزی کوئری خود بپردازید می فهمید که این موارد چقدر می توانند روشن کننده باشند و ساخت کوئری ها را ساده نمایند.

فرآیند طرح ریزی کوئری

در ادامه در طی چند مرحله فرآیند طرح ریزی کوئری را در مورد بانک اطلاعاتی یک فروشگاه بررسی می کنیم. به این فکر کنید که چگونه هر بخش از فرآیند برنامه ریزی می تواند برای سایر سؤالاتی که ممکن است اجرا کنید اعمال شود.

مرحله ۱ : اشاره به سؤالی که می خواهیم بپرسیم

بانک اطلاعاتی فروشگاه مورد نظر شامل تعداد زیادی از مشتریان است که هرگز به آن ها در این بانک اطلاعاتی نظمی داده نشده چرا که این افراد تنها اشتراک فروشگاه را دارند. بعضی از مشتریان در شهری که فروشگاه قرار دارد زندگی می کنند و برخی نیز خارج از آن شهر. قصد ما این است که مشتریان دور خود را با ارسال کوپن تخفیف دوباره به دایره مشتریان فعال خود تبدیل کنیم. البته قصد ما جذب مشتریانی که خیلی هم از محل فروشگاه دور هستند نیز نیست.
حالا ما می دانیم چه می خواهیم بنابرین سوال اصلی برای کوئری ما این است : کدام مشتری ها در منطقه ما زندگی می کنند و نسبتاً خیلی دور و یا خیلی نزدیک نیستند و حداقل یک سفارش در فروشگاه داشته اند.

اشاره به سؤالی که می خواهیم بپرسیم – آموزش طرح ریزی یک کوئری در اکسس

مرحله ۲ : شناسایی اطلاعات مورد نیاز

چه اطلاعاتی باید در لیست این دسته از مشتریان ببینیم؟ بدیهی است، ما به نام مشتریان و اطلاعات تماس آنها نیاز داریم، اطلاعاتی چون: آدرس ، شماره تلفن و آدرس ایمیل.
اما چطور بفهمیم که آن ها در فروشگاه ما تاکنون سفارشی داشته اند؟ هر رکورد سفارش نشان می دهد که آیا مشتری سفارشی داشته است یا خیر. اگر شماره شناسه سفارش را درج کنیم می توانیم لیست مشتریان که قبلاً سفارش داده اند را محدود نماییم.

شناسایی اطلاعات مورد نیاز – آموزش طرح ریزی یک کوئری در اکسس

مرحله ۳ : یافتن جداول حاوی اطلاعات مورد نیاز

برای نوشتن یک کوئری باید با جداول مختلف موجود در بانک اطلاعاتی خود آشنا شوید. وقتی مرتباً با بانک اطلاعاتی خود کار کنید نسبت به اطلاعات ضروری مشتری در فیلد های مختلف جدول اکسس آگاهی خواهید یافت و برای مثال خواهید دانست که فیلد های لازم کجا قرار دارند و یا شماره شناسه سفارش در کدام فیلد جدول قرار دارد.

یافتن جداول حاوی اطلاعات مورد نیاز – آموزش طرح ریزی یک کوئری در اکسس

مرحله ۴ : تعیین معیارهایی که باید کوئری ما جستجو کند

وقتی معیار ها یا criteria های مربوط به یک فیلد را در یک کوئری تعیین می کنید در واقع فیلتری را اجرا می نمایید که به کوئری می گوید فقط اطلاعاتی را که با معیارهای شما مطابقت دارد، بازیابی کند.
لیست فیلدهای مورد نظر خود را در اکوئری مرور کنید. چگونه و از کجا می توان معیارهایی را تعیین کرد که به ما در پاسخ به سؤال مان کمک کند؟
برای مثال ما به دنبال مشتریانی که در شهر ما و حوالی Raleigh زندگی می کنند نیستیم. بنابراین می خواهیم معیارهایی را تهیه کنیم که تمام رکورد های مشتریان را به استثنای کسانی که در Raleigh زندگی می کنند را بازیابی نماید. علاوه بر  مشتریانی را نمی خواهیم که خیلی دور باشند. تمام شماره های تلفن در منطقه با کد منطقه ۹۱۹ شروع می شود، بنابراین معیارهایی هم داریم که باید فقط رکوردهایی را بازیابی نمایند که ورودی های آنها از قسمت شماره تلفن ها با ۹۱۹ شروع می شود. زیرا باید تظمین شود که  فقط کوپن ها را به مشتریانی که به اندازه کافی نزدیک فروشگاه مورد نظر زندگی می کنند و البته خیلی هم دورن نیستند اختصاص داده ایم زیر قصد ما تبدیل کردن این مشتریان خنثی به مشتریان فعال است.

تعیین معیارهایی که باید کوئری ما جستجو کند – آموزش طرح ریزی یک کوئری در اکسس

برای نوشتن کوئری ها، باید بتوانید معیارها را به زبانی تنظیم کنید که اکسس آن را درک کند. همانطور که در تصویر بالا مشاهده می کنید ، معیارهای ما برای شروع شماره تلفن ها با ۹۱۹ باید مانند این تایپ شوند: مانند (“۹۱۹ *”).

کلام آخر

در این جلسه از این دوره به آموزش طرح ریزی یک کوئری در اکسس پرداختیم. آموزش طرح ریزی یک کوئری از این جهت اهمیت دارد که ما را در طراحی کوئری ها چند جدولی یاری می کند. در حقیقت طرح ریزی یک کوئری مقدمه ای است بر ایجاد کوئری های چند جدولی ، کوئری هایی که قادرند چندین جدول را به صورت یک جا جستجو کنند و اطلاعاتی که از این کوئری ها به دست می آید طبیعتاً بیشتر از اطلاعاتی است که یک کوئری ساده که تنها قادر است یک جدول را جستجو و بررسی کند، به دست می آورد.
طرح ریزی یک کوئری در اکسس فرآیند خیلی پیچیده ای نیست؛ در واقع کل چیزی که نیاز دارید شاید ورقه ای کاغذ و یک قلم باشد که در آن باید به چهار پرسش اساسی پایخ دهید. در نخشتین گام باید تعیین کرد که کوئری ما قرار است چه کاری انجام دهد و هدف از طراحی آن چیست. در گام دوم باید بدانیم که کوئری ما باید چه نوع اطلاعاتی را از بانک اطلاعاتی ما جستجو کند؛ در مرحله سوم باید جداولی را که در اکسس حاوی اطلاعات تعیین شده هستند پیدا کرد و در مرحله چهارم معیار ها و محدودیت های کوئری ها را تعیین کرد تا کوئری با دقت بیشتری اجرا شود.
در جلسه آینده به آموزش اتصال کوئری ها به جداول می پردازیم.
با پی وی لرن همراه باشید.