با عرض سلام و وقت بخیر خدمت کاربران سایت پی وی لرن ، و کاربرانی که دوره آموزش کامل Powerpoint 2016 را دنبال می کنند. پس از ایجاد و یا ویرایش فایل های ارائه ی پاورپوینت لازم است تا تغییرات انجام شده در محلی ذخیره شود، شما می توانید فایل های پاورپوینت را در محلی روی حافظه ی رایانه ی خود ذخیره کنید همچنین می توانید آنها را در فضای آنلاین OneDrive نیز ذخیره کنید تا از طریق بتوانید از هر سیستمی به آنها دسترسی داشته و یا آنها را به اشتارک بگذارید. در ادامه ی مباحث این بخش شما را با روش های ذخیره سازی در Powerpoint 2016 یا ذخیره سازی یک فایل ارائه آشنا خواهیم کرد.
پاورپوینت دو روش Save و Save As را برای ذخیره فایل های پاورپوینت در حافظه سیستم یپشنهاد می کند.
Save و Save As مشابه یکدیگر عمل می کند. با این وجود تفاوت های اساسی دارند:
Save : این روش برای زمانیکه یک فایل را ویرایش کرده اید و می خواهید تغییرات را روی همان فایل در محل ذخیره سازی جاری اعمال کنید، کاربرد دارد.
Save As : این روش برای زمانی کاربرد دارد که می خواهید یک نسخه کپی از تغییرات جدید را در محل دیگری ذخیره کنید.
OneDrive: از این روش همانطور که قبلا اشاره کردیم برای ذخیره سازی فایل ها در فضای آنلاین مایکروسافت استفاده می شود.
این مهم است که بعد از ایجاد یک پروژه جدید در پاورپوینت، مرتب تغییرات جدید را ذخیره کنید تا آنها را از دست ندهید.
در ادامه به چگونگی ذخیره سازی فایل ها در محل جدید با استفاده از Save As اشاره می کنیم:
۱- روی دستور Save از منوی Quick Access Toolbar کلیک کنید.
۲- اگر یکبار فایل ارائه را ذخیره کرده اید، گزینه ی Save As در نمای Backstage view ظاهر می شود، روی آن کلیک کنید.
۳- با کلیک روی Browse محل ذخیره سازی را روی کامپیوتر خود انتخاب نمایید. همچنین می توانید از OneDrive استفاده کنید.
۴- پنجره ی Save As ظاهر می شود، سپس محل مورد نظر را برای ذخیره کردن انتخاب نمایید.
۵- در فیلد file name نام فایل ارائه را تایپ کرده و روی Save کلیک کنید.
۶- فایل presentation مرود نظر ذخیره شده و بعد از هر ویرایشی می توانید برای ذخیره تغییرات از روش save استفاده کنید.
اگر می خواهید نسخه های مختلفی از یک فایل را با نام های متفاوت ذخیره داشته باشید، می توانید از روش Save as استفاده کنید.
برای این منظور کافیست روی دستور Save As کلیک کرده و پس از انتخاب محل ذخیره سازی، آن فایل را با نام جدیدی ذخیره کنید.
برای تغییر دادن محل پیش فرض ذخیره فایل های پاورپوینت مراحل زیر را دنبال کنید:
۱-روی زبانه ی File کلیک کنید.
۲- روی گزینه ی Options کلیک کنید.
۳- پنجره ی Options ظاهر خواهد شد. سپس روی Save کلیک کرده و پس از انتخاب محل جدید ذخیره سازی، تیک گزینه ی Save to Computer by default را بزنید و در نهایت روی OK کلیک کنید.
ویژگی AutoRecover بطور خودکار فایل در حال ویرایش را بعد از چند لحظه در فولدری موقتا ذخیره می کند.
برای استفاده از AutoRecover بصورت زیر عمل کنید:
۱- پاورپوینت را باز کنید، اگر از قبل ذخیره سازی خودکار انجام شده باشد، پاورپوینت آن را نمایش خواهد داد.
نکته: پاورپوینت در حالت پیش فرض بعد از هر ۱۰ دقیقه، تغییرات را ذخیره می کند.
نکته ۲: اگر می خواهید فایل هایی که بصورت خودکار ذخیره شده را مشاهده کنید، بصورت زیر عمل کنید:
۱- از زبانه File روی Manage Presentation کلیک کنید.
۲- سپس گزینه ی Recover Unsaved Presentations را انتخاب کنید.
در حالت پیش فرض پاورپوینت فایل ها را با فرمت .pptx که قابل اجرا در پاورپوینت هست ذخیره می کند.
شما می توانید فایل پاورپوینت را در فرمت هایی از جمله pdf ، ویدئو و نسخه های قدیمی پاورپوینت ذخیره کنید.
فرمت هایی که برای تبدیل فایل های پاورپوینت ارائه شده به شرح زیر است:
PDF : فایل پاورپوینت را در قالب PDF ذخیره می کند.
Video : فایل پاورپوینت را در قالب یک فایل ویدئویی ذخیره می کند.
CD : فایل پاورپوینت با فرمت قابل اجرا روی CD ذخیره می کند.
handout (جزوه) : بصورت یک جزوه اسلایدها را چاپ می کند.
نسخه های قدیمی پاورپوینت : پاورپوینت را در فرمت نسخه های قدیمی تر از جمله ۲۰۰۳ ذخیره می کند.
برای نمونه چگونگی ذخیره یک فایل پاورپوینت ۲۰۱۶ را در فرمت نسخه ۲۰۰۳ را بررسی می کنیم:
۱- روی زبانه File کلیک کنید.
۲- از منوی راست روی Export کلیک کرده و سپس نوع فرمت را انتخاب کنید. در این مثال ما روی Change File Type کلیک می کنیم.
۳- سپس نوع فایل را انتخاب کرده و روی Save As کلیک کنید.
۴- پنجره ی Save As ظاهر می شود، سپس محل ذخیره سازی فایل را انتخاب کرده و پس از تایپ نام فایل روی Save کلیک کنید.
نکته: شما همچنین می توانید در هنگام ذخیره سازی پاورپوینت در پنجره Save as از لیست Save as type فرمت فایل مورد نظر را تغییر دهید.
همانطور که قبلا اشاره شد با استفاده از OneDrive می توانید امکان به اشتراک گذاری فایل های پاورپوینت را به سادگی فراهم کنید.
علاوه بر روش فوق، گزینه ای برای اشتراک گذاری فایل های پاورپوینت ایجاد شده وجود دارد که در ادامه به آن می پردازیم:
نکته: برای استفاده از این روش ابتدا باید فایل مورد نظر را در OneDrive ذخیره کنید.
سپس مراحل زیر را دنبال کنید:
۱-روی زبانه File کلیک کرده و در نمای Backstage view روی Share کلیک کنید.
۲-پنجره ی Share ظاهر خواهد شد، در این پنجره گزینه هایی برای اشتراک گذاری در موارد مختلف وجود دارد، که کافیست روی گزینه مورد نظر کلیک کنید.
مباحث این فصل را در این بخش با ارائه ی آموزش های روش های ذخیره سازی در Powerpoint 2016 به اتمام رساندیم. در فصل بعدی به مباحث مربوط به کار با اسلایدها و تنظیمات آن ها می پردازیم.