جلسه ۱۶ : مرتب سازی و فیلتر کردن داده ها

• جزئیات
• نوع محتواآموزشی

مقدمه

با عرض سلام خدمت کاربران محترم سایت آموزشی پی وی لرن. و تمام علاقه مندانی که دوره های آموزش Google Sheets را به طور کامل دنبال می کنند. در پست آخر دوره Google Sheets به آموزش مرتب سازی و فیلتر کردن داده ها می پردازیم. صفحات Google به شما امکان تجزیه و تحلیل و کار با مقدار قابل توجهی از داده ها را می دهد. همانطور که محتوای بیشتری را به صفحه گسترده اضافه می کنید، سازماندهی اطلاعات در آن بسیار مهم می شود. صفحات Google اجازه می دهد تا اطلاعات خود را با دسته بندی و استفاده از فیلترها به آن تغییر دهید. شما می توانید داده های خود را مرتب سازی کنید به ترتیب حروف الفبا یا عددی، و یا می توانید یک فیلتر برای محدود کردن، داده ها را پنهان کنید و بعضی از آن ها را از نظر پنهان کنید.

در این درس، شما نحوه مرتب سازی داده ها را برای مشاهده بهتر و سازماندهی محتویات صفحه گسترده خواهید آموخت. همچنین می توانید نحوه فیلتر کردن داده ها را برای نمایش اطلاعات مورد نیاز خود یاد بگیرید.

انواع مرتب سازی

هنگام مرتب سازی داده ها مهم است که ابتدا تصمیم بگیرید که آیا می خواهید مرتب سازی بر روی تمام صفحه یا انتخاب سلول ها اعمال شود.

• برگه مرتب سازی تمام داده ها در صفحه گسترده خود را با یک ستون مرتب می کند. اطلاعات مرتبط در هر ردیف هنگامی که مرتب سازی اعمال می شود با یکدیگر نگهداری می شود. در تصویر زیر ستون Name مرتب شده است تا نام های مشتری را به ترتیب حروف الفبا نمایش دهد. هر اطلاعات آدرس مشتری با هر نام متناظر نگهداری می شود.

انواع مرتب سازی

• مرتب سازی داده ها را در محدوده سلول ها مرتب می کند، که هنگام کار با ورق حاوی چندین جدول مفید می باشد. مرتب سازی بر روی محدوده دیگر بر روی برگه کار دیگری تاثیر نمی گذارد.

صفحات Google

برای مرتب کردن یک صفحه در صفحه گسترده

در این مثال ما لیستی از مشتریان را به ترتیب حروف الفبا بر اساس نام خانوادگی مرتب خواهیم کرد.

برای مرتب سازی به درستی کار می کند، برگه شما باید شامل ردیف هدر، که برای شناسایی نام هر ستون استفاده می شود. باشد.

ما ردیف هدر را متوقف خواهیم کرد، بنابراین برچسب هدر در مرتب سازی قرار نخواهد گرفت.

۱- روی نمایش کلیک کنید و موس را روی Freeze بکشید ۱ row از منو که ظاهر می شود را انتخاب کنید.

صفحات Google

۲- ردیف هدر Freeze می شود تصمیم بگیرید که کدام ستون مرتب شود و سپس روی یک سلول در ستون کلیک کنید.

صفحات Google

۳- روی داده کلیک کنید و Sort Sheet by column, A-Z (صعودی) یا  Sort Sheet by column, Z–A  (نزولی) را انتخاب کنید.

ما ستون مرتب سازی بر اساس ستون A-Z را انتخاب خواهیم کرد.

صفحات Google

۴- ورق بر اساس انتخاب شما طبقه بندی می شود.

مرتب سازی و فیلتر کردن داده ها

برای مرتب سازی یک دامنه در صفحه گسترده گوگل

مرتب سازی یکی از راحت ترین ابزار در هنگام کار در مایکروسافت اکسل است.

با استفاده از آن، می توانید ردیف جدول را به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید، با توجه به اطلاعاتی که در سلول های ستون قرار دارند.

ما، یک جدول ثانویه در فرم سفارش تی شرت برای مرتب کردن تعداد پیراهن هایی که طبق طبقه بندی مرتب شده اند انتخاب می کنیم.

۱- محدوده سلولی که می خواهید مرتب کنید را انتخاب کنید.

در مثال ما محدوده سلولی G3: H6 را انتخاب خواهیم کرد.

مرتب سازی و فیلتر کردن داده ها

۲- روی داده کلیک کنید و مرتب سازی محدوده را از منوی کشویی انتخاب کنید.

مرتب سازی و فیلتر کردن داده ها

۳- کادر محاوره ای ظاهر می شود. ستون دلخواه مورد نظر را انتخاب کنید.

۴- انتخاب صعودی (ascending) یا نزولی (descending) در مثال ما، نزولی را انتخاب می کنیم (Z-A).

سپس مرتب سازی (Sort) را کلیک کنید.

۵- محدوده بر اساس انتخاب شما مرتب می شود ( داده ها به ترتیب نزولی بر اساس ستون سفارشات مرتب شده اند).

برای ایجاد یک فیلتر در صفحه گسترده

علاوه بر این، در مایکروسافت اکسل، یک تابع فیلتر داده وجود دارد.

این به شما اجازه می دهد فقط اطلاعاتی را که مناسب می بینید را مشاهده کنید و بقیه را پنهان کنید. در صورت لزوم، داده های مخفی همیشه می توانند به حالت قابل مشاهده بازگردانده شوند.

ما، یک فیلتر برای یک برگه ورود به سیستم استفاده می کنیم تا تنها لپ تاپ ها و پروژکتور هایی را که برای پرداخت در دسترس هستند، نمایش دهیم. برای مرتب سازی به درستی کار می کند، برگه شما باید شامل ردیف هدر، که برای شناسایی نام هر ستون استفاده می شود.

ما سطر هدر را متوقف خواهیم کرد بنابراین برچسب هدر فیلتر نمی شود.

۱- روی View کلیک کنید و موس را روی Freeze بکشید ۱ row از منو که ظاهر می شود را انتخاب کنید.

۲- روی هر سلولی که حاوی اطلاعات است کلیک کنید.

۳- روی دکمه Filter کلیک کنید.

۴- یک پیکان کشویی در هر هدر ستون ظاهر می شود.

۵- برای ستونی که می خواهید فیلتر کنید، روی پیکان کشویی کلیک کنید.

ما ستون B را فیلتر می کنیم تا فقط انواع خاصی از تجهیزات را مشاهده کنیم.

۶- برای پاک کردن تمام چک ها روی Clear کلیک کنید.

۷- اطلاعاتی را که می خواهید فیلتر کنید را انتخاب کرده و سپس روی OK کلیک کنید.

در این مثال، لپ تاپ و پروژکتور را بررسی خواهیم کرد تا فقط این نوع تجهیزات را مشاهده کنیم.

۸- داده ها فیلتر می شوند، به طور موقت هر محتوایی که با معیارها مطابقت ندارد را پنهان می کند.

در مثال ما فقط لپ تاپ ها و پروژکتور ها قابل مشاهده هستند.

اعمال چندین فیلتر در صفحه گسترده

فیلترها تجمعی هستند، بدین معنی که شما می توانید چندین فیلتر را برای کمک به محدود کردن نتایج خود اعمال کنید.

در این مثال، ما کار برگه خود را فیلتر کرده ایم تا لپ تاپ ها و پروژکتور ها را نمایش دهیم، و ما می خواهیم آن را بیشتر بسازیم تا تنها لپ تاپ ها و پروژکتور هایی را که در ماه اوت مورد بررسی قرار گرفته اند را نشان دهند.

۱- برای ستونی که می خواهید فیلتر کنید، روی پیکان کشویی کلیک کنید.

در این مثال، ما یک فیلد را به ستون D اضافه خواهیم کرد تا اطلاعات را براساس تاریخ مشاهده کنیم.

۲- جعبه ها را بسته به داده هایی که می خواهید فیلتر کنید علامت بزنید یا بردارید، سپس روی تأیید کلیک کنید.

در مثال، ما همه چیز را به غیر از ماه اوت برمی داریم.

۳- فیلتر جدید اعمال خواهد شد.

در مثال ما، برگه کار فیلتر شده است تا فقط لپ تاپ ها و پروژکتور هایی که در ماه اوت مورد بررسی قرار گرفته اند، نمایش داده شوند.

مرتب سازی و فیلتر کردن داده ها

نکته

اگر با دیگران در یک صفحه همکاری می کنید، می توانید یک نمای فیلتر ایجاد کنید.

ایجاد یک نمای فیلتر اجازه می دهد تا شما به فیلتر کردن داده ها بدون تأثیر مشاهدات دیگران از داده ها دست یابید؛ این فقط روی دیدگاه شما تاثیر می گذارد همچنین به شما اجازه می دهد نام نمایش ها و نمایش های مختلف را ذخیره کنید.

شما می توانید یک فیلتر را با کلیک کردن بر روی پیکان کشویی در کنار دکمه فیلتر ایجاد کنید.

پاک کردن تمام فیلترها

• روی دکمه Filter کلیک کنید و صفحه گسترده به ظاهر اصلی خود باز می گردد.

مرتب سازی و فیلتر کردن داده ها

کلام آخر

مرتب سازی و فیلتر کردن داده ها آموزش آخر دوره Google Sheets بود که به شما کاربران عزیز ارائه دادیم. در اکسل، ما اغلب داده ها را به صورت تصادفی داده می شود تا نشان دهند که موارد دیگر مورد نیاز نیستند. و گاهی اوقات، ما باید اطلاعاتی را که حاوی خط خوردگی هستند فیلتر کنیم یا مرتب کنیم، تا بتوانیم به سرعت با این ردیف ها مقابله کنیم. آیا ترفندهای سریع برای ما برای مرتب کردن یا فیلتر کردن داده ها از طریق برش وجود دارد.

امیدواریم از آموزش های ما لذت برده باشید.

آموزش های بعدی ما را در پی وی لرن دنبال کنید.