مقدمه
با عرض سلام خدمت کاربران محترم سایت پی وی لرن و دوستانی که ما رو در این مجموعه آموزشها همراهی می کنند. آموزش اکسل ۲۰۱۹ رو ادامه می دهیم. همانطور که در مباحث جلسه قبل مطالعه فرمودید، به درک OneDrive در اکسل و ذخیره فایل درOneDrive در EXCEL پرداختیم. این جلسه رو به ذخیره یک workbook در اکسل ،اکسپورت workbook به صورت فایل پی دی اف، استفاده از بازیابی خودکار در اکسل، اشتراک گذاری workbook در اکسل و مباحث ضروری دیگر اختصاص می دهیم.
Saving and Sharing Workbooks- ذخیره و اشتراک گذاری workbook در اکسل
معرفی
هر زمان که یک workbook جدید در اکسل ایجاد می کنید، باید بدانید که چگونه آن را ذخیره کنید تا بعدا به آن دسترسی پیدا کنید و آن را ویرایش کنید. همانند نسخه های قبلی اکسل، می توانید فایل ها را به صورت محلی بر روی کامپیوتر خود ذخیره کنید. شما همچنین می توانید فایل ها را با استفاده از OneDrive به صورت ابر ذخیره کنید و همچنین می توانید با استفاده از Excel یا اکسل، workbook خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.
درباره OneDrive
هر بار که شما در حال باز کردن یا ذخیره یک محیط کار هستید، شما می توانید از OneDrive خود استفاده کنید،شما آپشن ذخیره سازی در OneDrive را دارید که سرویس ذخیره سازی بصورت آنلاین با حساب کاربری مایکروسافت شما می باشد.
پبرای فعال کردن این گزینه، باید به دفترکار وارد شوید.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد درک OneDrive جلسه قبل را مطالعه فرمایید.
درباره OneDrive
Save and Save As در اکسل – ذخیره و ذخیره به عنوان
اکسل دو راه برای ذخیره یک فایل ارائه می دهد: Save و Save As.
این گزینه ها روش هایی مشابه، با چند تفاوت مهم متفاوت می باشند:
Save : هنگامی که یک workbook را ایجاد یا ویرایش کنید، از دستور Save برای ذخیره تغییرات خود استفاده می کنید. شما از این فرمان بیشتر از زمانها استفاده خواهید کرد. هنگامی که یک فایل را ذخیره می کنید، در ابتدا باید نام فایل و مکان فایل را انتخاب کنید. سپس شما می توانید فقط با کلیک بر روی دستور ذخیره برای ذخیره آن با همان نام و محل اقدام نمایید.
Save As: شما از این دستور برای ایجاد یک کپی از یک workbook در حین نگه داشتن اصل آن استفاده می کنید. هنگام استفاده از Save As، باید یک نام و یا مکان دیگری برای نسخه کپی شده باید انتخاب کنید.
ذخیره یک workbook در اکسل
مهم است که هر بار که یک پروژه جدید را شروع می کنید یا تغییراتی در آن ایجاد کنید آن را ذخیره کنید.ذخیره سریع مانع از، از دست رفتن اطلاعاتتان می شود. شما همچنین باید توجه دقیقی به جایی که workbook را ذخیره می کنید داشته باشید، تا بعدا راحت پیدا شود.
۱٫ تعیین محل و انتخاب دستور ذخیره یا Save در Quick Access Toolbar .
ذخیره یک workbook در اکسل
۲٫ اگر برای اولین بار فایل را ذخیره کنید، پنجره Save As در نمای Backstage ظاهر می شود.
۳٫ پس از آن شما باید انتخاب کنید که فایل کجا ذخیره شود و نام فایل آن بدهید. برای ذخیره workbookدر رایانه خود، Computer را انتخاب کرده و سپس بر روی Browse کلیک کنید. شما همچنین می توانید OneDrive را برای ذخیره فایل خود انتخاب کرده و روی OneDrive خود کلیک کنید.
ذخیره یک workbook در اکسل
۴٫ کادر محاوره ای Save As ظاهر خواهد شد. location یا محل مکانی را که می خواهید workbook را ذخیره کنید، انتخاب کنید.
۵٫ یک نام فایل برای کتاب کار را وارد کنید، سپس روی ذخیره کلیک کنید.
ذخیره یک workbook در اکسل
workbook ذخیره خواهد شد. شما می توانید با کلیک بر روی دستور ذخیره دوباره برای ذخیره تغییرات خود در هنگام تغییر workbook اقدام کنید.
همچنین می توانید با فشردن کلیدهای Ctrl + S بر روی صفحه کلید خود به فرمان Save دسترسی داشته باشید.
استفاده از Save As برای ایجاد یک کپی
اگر می خواهید نسخه دیگری از یک workbook را در حین نگه داشتن اصل، داشته باشید، میتوانید یک کپی ایجاد کنید. برای مثال، اگر شما یک فایل با نام Sales Data داشته باشید، می توانید آن را به عنوان Sales Data 2 ذخیره کنید تا بتوانید فایل جدید را ویرایش کنید و همچنان به نسخه اصلی دسترسی داشته باشید.
برای انجام این کار، بر روی فرمان Save As در نمای Backstage کلیک کنید. درست مانند زمانی که یک فایل برای اولین بار ذخیره می شود، باید محل ذخیره فایل را انتخاب کرده و نام جدید به آن بدهید.
استفاده از Save As
تغییر مکان ذخیره پیش فرض
اگر شما نمی خواهید از OneDrive استفاده کنید، باید OneDrive در هنگام ذخیره سازی به عنوان مکان پیش فرض را انتخاب نکنید. می توانید محل ذخیره پیش فرض-default save location را تغییر دهید تا کامپیوتر به طور پیش فرض انتخاب شود.
- برای دسترسی به نمای Backstage روی تب File کلیک کنید.
ذخیره یک workbook در اکسل
۲٫ Options را کلیک کنید
ذخیره یک workbook در اکسل
۳٫ کادر محاوره ای Excel Options ظاهر می شود. check the box را انتخاب کنید. سپس Save to Computer by default کلیک کنید. مکان ذخیره پیش فرض تغییر خواهد کرد.
ذخیره یک workbook در اکسل
AutoRecover – بازیابی خودکار
زمانی که شما در حال کار بر روی workbook ها هستید اکسل به طور خودکار workbook را به پوشه موقت ذخیره می کند. اگر ذخیره تغییرات خود را فراموش و یا اگر اکسل قفل شده باشد، می توانید فایل را با استفاده از AutoRecover بازیابی کنید.
استفاده از بازیابی خودکار در اکسل
۱٫اکسل باز کنید. اگر autosaved versions از یک فایل پیدا شد “Document Recovery ظاهر می شود.
۲٫ کلیک کنیدopen را برا فایل موجود. workbook بازیافت می شود.
saving_sharing_autorecover_pane
به طور پیش فرض، هر ۱۰ دقیقه یک بار اکسل به طور اتوماتیک ذخیره می کند. اگر در حال ویرایش workbook کمتر از ۱۰ دقیقه باشید اکسل ممکن است نتواند ذخیره سازی کند.
اگر فایلی را که نیاز دارید را نمی بینید می توانید تمام فایل ها را از Backstage view مرور کنید. تب فایل را انتخاب کنید، Manage Workbook را کلیک کنید و سپس بازیابی Recover Unsaved Workbooks را انتخاب کنید.
saving_sharing_autorecover_manage
Exporting workbooks
به طور پیش فرض، workbook اکسل را با نوع فایلxlsx. ذخیره می شود. با این حال، ممکن است زمانی پیش بیاید که نیاز به استفاده از انواع فایل های دیگر مانند پی دی اف یا محیط کار اکسل ۹۷-۲۰۰۳ باشد. دراینصورت صدور workbook هایتان از اکسل به انواع فایل های دیگر آسان است.
اکسپورت workbook به صورت فایل پی دی اف
اکسپورت محیط کار با عنوان Adobe Acrobat document, معمولا به عنوان یک فایل پی دی اف، مفید شناخته می شود به خصوص زمانی که اشتراک گذاری workbook با کسی که اکسل ندارد انجام شود. گیرندگان پی دی اف فقط می توانند آن را ببینند و امکان ویرایش برای آن ها وجود ندارد.
- برای دسترسی به Backstage view زبانه فایل را کلیک کنید.
- کلیک کنید Export را وسپس Create PDF/XPS را انتخاب کنید.
اکسپورت workbook به صورت فایل پی دی اف
۳٫ جعبه گفتگو Save As ظاهر می شود. محلی که در آن شما می خواهید workbook صادر شود انتخاب کنید. نام فایل را وارد کنید و سپس Publish را کلیک کنید.
اکسپورت workbook به صورت فایل پی دی اف
به صورت پیش فرض اکسل فقط workbook را فعال اکسپورت خواهد کرد. اگر شما چند workbook دارید و می خواهید همه آنها را در یک فایل پی دی اف ذخیره کنید. گزینه Options در کادر محاوره ای Save As را کلیک کنید. کادر گفتگوی Options ظاهر خواهد شد. Entire workbook را انتخاب کنید و سپس روی OK کلیک کنید.
اکسپورت workbook به صورت فایل پی دی اف
هر زمان که workbook را به عنوان پی دی اف اکسپورت کردید. در نظر گرفتن چگونگی نمایش داده های workbook در هر صفحه پی دی اف لازم است.درست شبیه چاپ workbook.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد آنچه که قبل از اکسپورت workbook به عنوان پی دی اف باید بدانیم، Page Layout and Printing را مطالعه فرمایید.
اکسپورت workbook برای انواع فایل های دیگر
همچنین آن مفید برای اکسپورت workbook به دیگر انواع فایل مانند workbook اکسل ۹۷-۲۰۰۳ زمانی که شما نیاز به اشتراک گذاری با افرادی دارید که از نسخه های قدیمی تر اکسل استفاده می کنند،
یا یک فایل CSV. اگر نیاز به یک plain-text version دارید.
- زبانه فایل را برای Backstage view کلیک کنید.
- Export را کلیک کنید و سپس Change File Type را انتخاب کنید.
اکسپورت workbook برای انواع فایل های دیگر
۳٫ file type مشترک را انتخاب کنید و سپس Save As را کلیک کنید.
اکسپورت workbook برای انواع فایل های دیگر
۴٫ جعبه گفتگو Save As ظاهر می شود. انتخاب کنید محلی را که می خواهید اکسپورت workbook انجام شود و سپس روی ذخیره کلیک کنید.
اکسپورت workbook برای انواع فایل های دیگر
شما همچنین می توانید از Save as type استفاده کنید :
منوی کشویی در کادر محاوره ای Save as برای ذخیره کردن workbook ها در انواع فایل است.
اکسپورت workbook برای انواع فایل های دیگر
اشتراک گذاری workbook در اکسل
امکان اشتراک گذاری workbook در اکسل با استفاده از OneDrive آسان شده است.
در گذشته اگر شما می خواستید فایلی را با دیگران به اشتراک بگذارید، به عنوان یک پیوست ایمیل آن را ارسال می کردید. در حالی که راحت است، این سیستم همچنین چندین نسخه از همان فایل که ممکن است برای سازماندهی دشوار باشد ایجاد می کند.
وقتی شما workbook اکسل را اشتراک گذاری می کنید، درواقع شما اجازه دسترسی دیگران را به همان فایل می دهید. این اجازه می دهد به شما و افرادی که با آنها اشتراک گذاری کرده اید همان workbook را بدون نیاز به پیگیری نسخه های متعدد دیگر ویرایش کنند.
برای به اشتراک گذاشتن workbook باید اول در OneDrive ذخیره شود.
مراحل اشتراک گذاری workbook در اکسل
- زبانه فایل را برای دسترسی به Backstage view کلیک کنید و سپس share را کلیک کنید.
اشتراک گذاری workbook در اکسل
۲٫ اکسل به Normal view باز خواهد گشت و در سمت راست پنجره Share را باز کردن می کند . در اینجا, شما می توانید افرادی را که می خواهید سندی را با آنها اشتراک گذاری کنید، دعوت نمایید. همچنین می توانید تنظیم کنید که دسترسی به سند، توسط افراد چگونه باشد،فقط نمایش داده شود یا بتوانند ویرایش هم داشته باشند.
اشتراک گذاری workbook در اکسل
چالش!
workbook تمرین ما را باز کنید.
با استفاده از گزینه آپشن Save As یک کپی از workbook ایجاد و نام آن را Saving Practice Challenge قرار دهید. شما می توانید کپی را در یک پوشه در کامپیوتر خود ذخیره کنید یا در OneDrive.
کتاب کار را به صورت فایل پی دی اف اکسپورت کنید.
کلام پایانی
این جلسه رو با مبحث اشتراک گذاری workbook در اکسل به پایان رسوندیم ، ذخیره یک workbook در اکسل ،اکسپورت workbook به صورت فایل پی دی اف، استفاده از بازیابی خودکار در اکسل و اشتراک گذاری workbook در اکسل رو دیدیم .
فروشگاه
فیلم های آموزشی
کتاب های آموزشی
مقالات آموزشی
وردپرس
