مقدمه
با عرض سلام خدمت کاربران محترم سایت آموزشی پی وی لرن. و تمام علاقه مندانی که دوره های آموزش Google Sheets را به طور کامل دنبال می کنند. در این پست آموزشی قصد داریم در مورد به اشتراک گذاری و همکاری فایل ها در Google Drive صحبت کنیم. Google Drive فایل های خود را به سهولت به اشتراک می گذارد. همچنین اجازه می دهد چندین نفر برای ویرایش همان فایل، اجازه همکاری در یک زمان را داشته باشند. در Gmail روی یک پیوست بروید و نشان‌واره Drive را جستجو کنید. از آنجا می‌توانید هر پیوستی را در Drive خودتان ذخیره کنید تا بتوانید آنها را در یک مکان امن و واحد سازماندهی کنید و به اشتراک بگذارید.
به اشتراک گذاری فایل ها
هر بار که یک فایل را از Google Drive خود به اشتراک می گذارید.
می توانید فایل های دیگران را مشاهده و حتی آن فایل را ویرایش کنید.
در حالی که می توانید هر فایل ذخیره شده در Google Drive خود را به اشتراک بگذارید، توجه داشته باشید که
فقط می توانید از ویژگی های همکاری برای فایل های ایجاد شده در درایو خود استفاده کنید.
بیایید به مثال Olenna، معلم هنر بپردازیم که از Google Drive خود برای سازماندهی نامه ها، برنامه های درس و غیره استفاده می کند.
فایل های Olenna عبارتند از:
- Files she keeps private (او خصوصی نگه می دارد فایل هایش را) مانند صفحه گسترده خود را با هزینه کلاس درس.
- Files she lets others edit ( او اجازه می دهد که دیگران فایل ها را ویرایش کنند) مانند اسناد برنامه ریزی درس که او با همکار معلمش ایجاد می کند.
- Files she shares publicly and doesn’t let others edit (فایل هایی که او به صورت عمومی به اشتراک می گذارد و دیگران نمی توانند ویرایش کنند.) خبرنامه ها و اطلاعیه هایی که او با دانش آموزان و والدینش دارد.
- Files others share with her (فایل های که دیگران با او به اشتراک میگذارند.) از جمله آنهایی که او می تواند ویرایش کند، مانند موجودی عرضه همکار معلم خود را؛ و آنهایی که او نمیتواند، مانند یک برنامه زمانی که توسط مدعی به وی فرستاده شود.
همانطور که می توانید بگویید، هیچ تنظیم به اشتراک گذاری، تنها برای تمام فایل های Olenna مناسب نیست.
تنظیمات که برای هر یک از فایلهای اشتراکی خود انتخاب می کنید.
احتمالا به همین دلیل است که شما در ابتدا آن را به اشتراک می گذارید.
هنگامی که یک فایل را با یک گروه محدود از افراد به اشتراک می گذارید،
همکاران شما باید با یک حساب Google وارد سیستم شوند تا فایل را مشاهده یا ویرایش کنند.
با این حال، هنگامی که با یک گروه بزرگتر به اشتراک می گذارید یا فایل را به صورت عمومی به اشتراک می گذارید،
همکاران شما برای دسترسی به فایل به حساب Google نیاز ندارند.
به اشتراک گذاشتن یک فایل با یک گروه محدود از افراد
۱- تعیین محل و انتخاب فایل مورد نظر برای اشتراک گذاری، سپس روی دکمه Share کلیک کنید.
به اشتراک گذاری و همکاری فایل ها در Google Drive
۲- یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد.
در کادر «People »، آدرسهای ایمیل افرادی را که می خواهید فایل را با آنها به اشتراک بگذارید، تایپ کنید.
می توانید یک پیام اضافه کنید که به افرادی که شما فایل را با آنها به اشتراک می گذارید ایمیل شود.
۳- روی Send کلیک کنید. فایل شما به اشتراک گذاشته خواهد شد.
به اشتراک گذاری و همکاری فایل ها در Google Drive
نکته
برای کنترل بیشتر روی فایل های شما، می توانید بر روی پیکان کشویی کلیک کنید
تا تصمیم بگیرید که آیا افراد میتوانند ویرایش، نظر دادن و یا مشاهده فایل را مشاهده کنند، یا خیر.
به اشتراک گذاری و همکاری فایل ها در Google Drive
اشتراک با یک لینک
شما می توانید به راحتی فایل را با یک گروه بزرگتر از افراد به اشتراک بگذارید و یک لینک به هر فایل در Google Drive خود اضافه کنید.
یک لینک اساسا URL یا آدرس وب برای هر فایلی است که میخواهید به اشتراک بگذارید.
این می تواند به خصوص برای فایل هایی که برای ارسال به عنوان ضمیمه ایمیل، مانند :
فایل های موسیقی یا فایل های ویدئویی، بیش از حد بزرگ باشد مفید باشد.
شما همچنین می توانید یک فایل را با ارسال لینک به یک صفحه وب عمومی به اشتراک بگذارید.
هر کسی که لینک را کلیک کند به فایل منتقل می شود.
برای به اشتراک گذاشتن یک لینک
۱- تعیین محل و انتخاب فایل مورد نظر برای اشتراک گذاری، سپس روی دکمه Share کلیک کنید.
اشتراک گذاشتن یک لینک
۲- یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد. روی Get shareable link کلیک کنید.
اشتراک گذاشتن یک لینک
۳- یک پیوند به فایل به کلیپ بورد وب شما کپی می شود.
سپس می توانید لینک را در یک پیام ایمیل یا وب به اشتراک بگذارید.
هنگامی که تمام شد، روی دکمه Done کلیک کنید.
به اشتراک گذاری و همکاری فایل ها در Google Drive
فایل های به اشتراک گذاشته شده با شما
مردم همچنین می توانند فایل های خود را با شما به اشتراک بگذارند.
این فایل ها در پوشه Shared with Me ظاهر می شود.
با این حال، اگر شما ترجیح می دهید بدون دسترسی به این نمایه دسترسی به یک فایل از Google Drive خود داشته باشید.
می توانید آن را انتقال دهید. برای انجام این کار، به پوشه Shared with Me بروید،
موس را روی فایل مورد نظر قرار دهید، سپس روی Add to My Drive کلیک کنید.
به اشتراک گذاری و همکاری فایل ها در Google Drive
ابزار همکاری
با اعطای مجوز ویرایش یک فایل به یک نفر، به طور خودکار امکان همکاری همزمان روی سند را ایجاد کرده‌اید.
از طریق رابط کاربری گوگل درایو می‌توانید روند تغییرات ایجاد شده روی فایل را مشاهده کنید.
برای دیدن سابقه کامل تغییرات ایجاد شده در درایو بر روی آیکون Information در کنار چرخ‌دنده تنظیمات کلیک کنید.
هر بار که یک فایل را در یک فرمت Google Drive به اشتراک می گذارید،
شما می توانید این گزینه را به ویرایشگرهای مجاز خود برای تغییر و ویرایش فایل بدهید.
گوگل درایو چندین ابزار ارائه می دهد که همکاری را بهبود می بخشد
با برقراری ارتباط آسان تر با همکاران خود و دیدن اینکه چه تغییراتی انجام شده است
و همچنین توسط چه کسی تغییر ایجاد شده است.
روی دکمه های مشخص شده زیر کلیک کنید تا در مورد ویژگی های همکاری در Google Drive یاد بگیرید.
ابزار همکاری
حالت پیشنهاد
گوگل درایو نیز یک ویژگی به نام حالت پیشنهاد، که شبیه قابلیت تغییر آهنگ در مایکروسافت آفیس است ارائه میدهد.
این به همکاران اجازه می دهد تا تغییرات را اعمال کنند،
در حالی که به همکاران دیگر فرصتی برای بررسی تغییرات قبل از ایجاد دائمی می دهند.
این صفحه دارای اطلاعات بیشتر در مورد چگونگی انجام تغییرات پیشنهاد شده و پذیرش یا رد تغییرات دیگران است.
_____________________
نکته پایانی
وقتی پیام‌ها را در Gmail ارسال می‌کنید، می‌توانید فایل‌ها را از Google Drive پیوست کنید، مثل سند و عکس.
این کار مخصوصاً زمانی مفید است که سند بزرگتر از محدودیت اندازه فایل در Gmail باشد یا اگر بخواهید با دیگران روی سند مشارکت کنید.
فضای ابری اختصاصی گوگل به تازگی بروزرسانی جدیدی دریافت کرده که امنیت و اشتراک گذاری فایل در آن را بهبود بخشیده است.
کلام آخر
دو مورد از مهم‌ترین و برجسته‌ترین ویژگی‌های گوگل درایو، امکان اشتراک اسناد با افرادی که کاربر گوگل درایو نیستند، و همچنین توانایی همکاری بر روی اسناد به طور همزمان است. فایلهای اشتراکی را می‌توان به صورت عمومی به اشتراک گذاشت تا هر فردی که لینک آنها را در اختیار دارد به آنها دسترسی یابد و یا اینکه به طور خصوصی به اشتراک گذاشت.
تا صاحبان ایمیل یا کاربران خاص به آن دسترسی داشته باشند. البته فایل‌ها را تنها با کاربران گوگل می‌توان به صورت خصوصی به اشتراک گذاشت.
اسنادی که چند نفر بر روی آن کار می‌کنند، به صورت آنی به‌روزرسانی می‌شوند و بدین ترتیب کاربران دیگر میتوانند به طور همزمان ببینند که چه تغییراتی در فرایند کار ایجاد شده است.
فروشگاه
فیلم های آموزشی
کتاب های آموزشی
مقالات آموزشی
وردپرس
